Отчитане на лично ползване на служебен автомобил с пътен лист

В своето Указание относно облагането на личното ползване с ДДС, изх. № 24-00-15/22.01.2016, НАП посочва, че данъчно задължените лица са длъжни да поддържат достатъчно подробна придружаваща документация, която да позволява установяването на данъчните задължения, във връзка с личното ползване на служебните активи. Компаниите следва да създадат надеждна одитна следа, която да дава възможност за проследяване на всички елементи на стопанската операция в тяхната взаимовръзка, доказваща коректното и последователно прилагане на избрания метод за разделяне на личното от служебното ползване.

Как се документира личното ползване на служебните автомобили

НАП посочва, че по отношение на ползването на автомобилите, за целите на правилното определяне на данъчната основа на личното ползване, компаниите могат да ползват пътни листове или например да поддържат отчети за изминато разстояние и маршрути, включително в електронен вид. Каквато и документация да избере лицето, то същата трябва да съответства на избраната от предприятието система за вътрешен контрол, удостоверяваща връзката между счетоводните документи и действителното положение, се казва още в указанието.

Отчитането на личното ползване на служебния автомобил и попълването на пътните листа, понякога е досаден и трудоемък процес, особено за по-малките фирми, които не разполагат с автоматизирани системи.

Чрез Приложението за издаване на пътни листа, можете лесно и сигурно да попълните месечните си данни, което ще позволи автоматично да бъде пресметнати процентите за стопанска дейност и личното ползване, както и да бъде генериран надлежен пътен лист.

НАП посочва, че разработеният от данъчно задълженото лице механизъм за разпределяне на разходите за лично ползване следва да бъде оповестен в документацията на лицето и при поискване да бъде представен на органа по приходите. Същият трябва да бъде прилаган последователно при пропорционалното разпределяне на направените преки разходи.

Избраната от компанията база за разпределяне няма да бъде оспорвана като неподходяща от органите на НАП, ако е съобразена с естеството на съответната стока и бъде прилагана последователно при определяне на данъчната основа, се казва още в указанието. Нещо повече: "В тези случаи, с оглед прилагане на принципа на правна сигурност по отношение на задължените лица, органът по приходите не следва да извършва преоблагане с приложение на друга база за разпределяне на направените преки разходи, дори и тя да води до по-благоприятен за фиска резултат. В този смисъл контрол би могъл да бъде упражнен върху коректното прилагане на разработения от данъчно задълженото лице механизъм, а не върху избраната база."

Ето защо в приложението за издаване на пътни листа допълнихме възможност за посочване на километрите изминати за лично ползване. Още при попълването, автоматично се смята процент на личното ползване и самата негова данъчна основа. Това е една надеждна базата за разпределение, която би могла да бъде документирана съвсем точно с минимални усилия. На тази база може да се направи пропорционалното разделяне на разхода за изхабяването, а също и на другите разходи, свързани с автомобила при лично използване, за да бъдат изчислени данъци, свързани с личното ползване по ЗКПО и ЗДДС и издаден съответния протокол.

Признаване на горивото като фирмен разход

Наличието на фактура за гориво без пътен лист или пътна книжка не е основание за признаване на разхода. Самото изписване на горивото, отразено в счетоводството на предприятието като разход, също трябва да бъде надлежно документално обосновано. Като първични документи за това изписване служат пътните листа за извършените превози. Те следва да дават информация за фактическия разход на горивата, съгласно нормения разход на 100 км. пробег и пропътуваните километри. Реквизитите на пътния лист не са нормативно регламентирани и се ограничават до тези, с които стопанската операция може да се опише еднозначно. В този връзка е необходимо в пътния лист да се съдържа не само пропътуваните километри, но и описание на маршрута.

Приложението за издаване на пътни листа ще пресмята и ще Ви подсказва колко километра трябва да впишете в пътния лист, така че да съответства на подаденото гориво. Ще изчислява каква е сумата на счетоводния разход и колко километри остават за изминаване с остатъка гориво.

Приложението е подходящо за фирми, които не обичат да попълват пътни листове и желаят възможно най-лесно да решат този въпрос. За още по-бързо попълване се препоръчват функциите за предварително зададени шаблони.

Липсата на пътен лист или пътна книжка е липса на документална обоснованост на изразходването на горивото и представлява нарушение на счетоводното и данъчно законодателство. Това дава основание при последващ данъчен контрол, да бъде извършено увеличение на счетоводния финансов резултат по реда на чл. 26, т. 2 от ЗКПО и върху разхода да бъде платен данък, заедно с начислените лихви. В тази връзка са и писмата на НАП:
Изх. № 20-19-14 от 24.02.2014 г. Отчитане и признаване на разходи за гориво
Изх. № 2-1894 от 18.11.2010 г. Осчетоводяване на разходи за гориво
Изх. № 3-2252 от 13.07.2012 г. Документална обоснованост за осчетоводяване на разх. за гориво
34080 7 Коментара