Непредставена трудова книжка

Здравейте колеги,
Имам въпрос относно назначаване на служител, който твърди, че ТК е в пенсионен отдел за изготвяне на решение за пенсиониране. Как се процедира в такъв случай? Как мога да съм сигурна, че не е на трудов договор на друго място?
Дайте ми съвет как да постъпя, защото трябва да го назнача. Предполагам, че трябва да го накарам да попълни декларация, че не работи на друг ТД, но не намирам образец. Моля за съдействие.
Благодаря.